Richtfest planen: Ein Praxis-Leitfaden
Ein Richtfest zu organisieren, ist deutlich komplexer, als es auf den ersten Blick scheint. Nach über 50 Richtfesten, die wir als Eventagentur in Berlin und Brandenburg begleitet haben, wissen wir genau, wo die Herausforderungen liegen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was auf Sie zukommt – und geben praktische Tipps aus der Erfahrung.
Was ist ein Richtfest und warum lohnt es sich?
Ein Richtfest findet statt, wenn der Rohbau fertiggestellt ist und der Dachstuhl steht. Symbolisch wird eine Richtkrone auf dem höchsten Punkt angebracht. Diese Tradition würdigt die handwerkliche Arbeit, motiviert das Team und bietet eine Plattform für Stakeholder-Kommunikation. Investoren, Behörden und Nachbarn sehen den Baufortschritt. Gleichzeitig ist ein gut organisiertes Richtfest eine hervorragende Gelegenheit für PR und Networking.
Budget und Gästeliste: Die Grundlagen
Für Baufirmen liegt das typische Budget zwischen 5.000 und 35.000 Euro, abhängig von der Gästezahl. Pro Person sollten Sie mit 50 bis 175 Euro rechnen. Eine realistische Gästezahl bei größeren Projekten liegt zwischen 50 und 200 Personen.
Die Gästeliste sollten Sie strukturiert aufbauen: Intern gehören Geschäftsführung, Projektleitung, Bauleitung und Handwerker dazu. Bei Geschäftspartnern denken Sie an Investoren, Architekten und Subunternehmer. Die öffentliche Hand – Bezirksbürgermeister und Stadtrat – sollte bei größeren Projekten eingeladen werden. Die Nachbarschaft nicht vergessen: Anwohner zu integrieren, schafft gute Beziehungen. Falls Sie Pressearbeit machen wollen, gehören auch lokale Medien auf die Liste.
Praktischer Tipp: Beginnen Sie drei Monate vorher mit der Planung. Verschicken Sie Einladungen sechs bis acht Wochen vor dem Termin und nutzen Sie ein System für das RSVP-Tracking. Bei mehr als 50 Personen wird eine Excel-Tabelle schnell unübersichtlich.
Datum, Location und Wetter
Die Wahl des Datums hängt vom Baufortschritt und der Verfügbarkeit der wichtigsten Protagonisten ab – und Bauzeitpläne sind oft optimistisch. Planen Sie einen Puffer ein.
Klassisch sind Freitagnachmittage von 14 bis 18 Uhr. Die Location ist meist die Baustelle selbst, was authentisch ist, aber logistische Herausforderungen bringt: Ist sie sicher begehbar? Gibt es Toiletten und Stromanschlüsse? Müssen mobile Toiletten gemietet werden? Planen Sie eine Bühne oder ein Podest? Wenn Sie mit einer Agentur planen, lassen Sie sich von der Agentur einen Event-Aufbauplan für die Eventfläche erstellen. Der Agentur reicht als Grundlage für die Zeichnung ein aktueller Aufmaßplan oder ein Grundriss inklusive aller zum Eventzeitpunkt fertiggestellten Gebäude und Bauten.
Das Wetter ist entscheidend. Im Frühjahr und Herbst sollten Sie immer einen Plan B haben. Ein Zelt oder mehrere große Schirme kosten zwischen 1.000 und 2.000 Euro. Diese Absicherung gibt Planungssicherheit bei schlechtem Wetter.
Genehmigungen und Sicherheit: Oft unterschätzt
Hier wird es kompliziert. Klären Sie mit Ihrer Versicherung, ob das Richtfest abgedeckt ist – oft brauchen Sie eine Zusatzversicherung. Der Arbeitsschutz muss gewährleistet sein: Welche Bereiche sind für Gäste zugänglich? Nicht begehbare Zonen müssen abgesperrt werden. Alle Gäste brauchen Helme und Warnwesten. Ein Sicherheitsbeauftragter sollte während des gesamten Events vor Ort sein.
In manchen Fällen benötigen Sie eine Genehmigung durch das Bauamt, besonders bei Straßensperrungen oder Lärm. Auch Hygienestandards müssen erfüllt sein: Gibt es ausreichend Toiletten und Waschgelegenheiten?
Praktischer Tipp: Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Bauleitung über diese Punkte. Dokumentieren Sie alle Genehmigungen schriftlich und halten Sie Kopien vor Ort bereit.
Catering: Regional und nachhaltig
Das Catering sollte bodenständig und hochwertig sein. Fingerfood wie Brezeln und belegte Brötchen sind Standard. Deftige Optionen wie Bratwurst kommen gut an, aber bieten Sie auch vegetarische und vegane Alternativen an. Ein nachhaltiger Ansatz mit lokalen Caterern aus Berlin passt gut zu modernen Bauprojekten.
Bei den Getränken rechnen Sie mit zwei bis drei Getränken pro Person bei zwei bis drei Stunden. Bier, Wein, Sekt für den Toast, Softdrinks, Wasser und Kaffee gehören dazu.
Praktischer Tipp: Klären Sie mit dem Caterer, was im Preis enthalten ist. Bringt er Geschirr, Gläser und Personal mit? Wiederverwendbares Geschirr ist nachhaltiger und hochwertiger. Die Lieferung zur Baustelle muss genau getimt sein – wann kommt das Catering an? Gibt es einen Stromanschluss?
Dekoration: Weniger ist mehr
Die Richtkrone aus Tannenzweigen mit bunten Bändern ist das zentrale Element. Stehtische sind praktisch, bei größeren Events brauchen Sie Bierzeltgarnituren. Absperrungen für gesperrte Bereiche sind wichtig. Optional: ein Banner mit Projektlogo für Fotos und Infotafeln zum Baufortschritt.
Nachhaltigkeit in der Dekoration wird immer wichtiger: Verzichten Sie auf Luftballons und Einwegplastik. Nutzen Sie recycelte Baumaterialien und Grünpflanzen.
Praktischer Tipp: Die Koordination von Lieferungen zur Baustelle ist kompliziert. Planen Sie zwei Stunden vor Eventbeginn für den Aufbau ein und stellen Sie sicher, dass jemand die Lieferanten einweist.
Das Programm: Struktur ist wichtig
Ein klassisches Richtfest dauert zwei bis drei Stunden. Gegen 14 Uhr: Ankunft und Empfang mit ersten Getränken. Um 14:30 Uhr beginnt der offizielle Teil mit einer kurzen Begrüßung durch die Geschäftsführung – fünf bis zehn Minuten reichen. Danach folgt der Richtspruch, traditionell von einem Zimmermann gesprochen. Am Ende wird das letzte Glas zerschmettert, dann gibt es einen Toast mit Sekt.
Ab 15 Uhr wird das Catering serviert, die Gäste netzwerken. Dieser Teil ist oft der wichtigste für Gespräche. Gegen 16:30 Uhr klingt das Event aus.
Praktischer Tipp: Sie brauchen einen Moderator, der durch das Programm führt. Ohne klare Ansagen verlieren Gäste das Interesse. Stellen Sie sicher, dass Mikrofon und Lautsprecher funktionieren – auf Baustellen ist die Akustik schwierig.
Fotografie: Mehr als Erinnerungen
Ein Richtfest ist eine Chance für PR-Fotos. Der Richtspruch, die Richtkrone auf dem Dach, Gruppenbilder und Networking-Situationen müssen dokumentiert werden.
Produzieren Sie im Vorfeld einen Eventbanner für den Hintergrund der Bühne oder um Banner in das Baugerüst zu hängen. Prüfen Sie, welche Dienstleister oder Subunternehmer mit repräsentativen Bannern auf den Fotos erscheinen dürfen. Engagieren Sie einen professionellen Fotografen für 500 bis 2.000 Euro. Die Qualität ist den Preis wert – diese Bilder nutzen Sie später auf der Website, in Geschäftsberichten und auf Social Media.
Praktischer Tipp: Briefen Sie den Fotografen vorher genau. Welche Momente sind wichtig? Geben Sie ihm eine Liste mit Must-have-Shots. Am Tag selbst sollte jemand ihn begleiten.
Pressearbeit: Wenn Sie Medien wollen
Falls Sie Journalisten einladen möchten, brauchen Sie eine Pressemitteilung mit den wichtigsten Informationen: Was ist das Projekt? Was ist besonders? Wann findet das Richtfest statt? Ergänzen Sie das mit einer Pressemappe: Projektbeschreibung, Key Facts, Zitate und hochwertige Fotos.
Laden Sie Journalisten persönlich ein – keine Massenmails. Kontaktieren Sie Redaktionen vier Wochen vorher. Am Tag selbst sollte eine Person als Pressebeauftragte verfügbar sein.
Praktischer Tipp: Machen Sie es Journalisten leicht – liefern Sie alle Informationen fertig aufbereitet. Nach dem Event schicken Sie zeitnah einen Nachbericht mit Fotos.
Die letzten zwei Wochen
Etwa zwei Wochen vorher sollten Sie alle Details finalisieren. Die Gästeliste muss stehen, alle Buchungen bestätigt sein. Prüfen Sie die Wettervorhersage und aktivieren Sie bei Bedarf Ihren Plan B. Bereiten Sie alle Reden vor und klären Sie, wer den Richtspruch hält. Informieren Sie Gäste über Parkmöglichkeiten und ÖPNV. Erstellen Sie eine Liste mit allen Notfallkontakten.
: Machen Sie einen Tag vorher einen kompletten Durchlauf. Gehen Sie die Baustelle ab, testen Sie die Technik. Oft zeigen sich in letzter Minute noch Kleinigkeiten, die angepasst werden müssen.
Am Tag selbst
Der Event-Tag beginnt drei bis vier Stunden vor dem offiziellen Start. Der Event-Aufbauplan bietet eine gute Grundlage für den zügigen Aufbau durch die Gewerke. Die Baustelle muss am Vortag begehbar und sicher gemacht worden sein. Für die Sichtbarkeit der Baufirma sollten Banner am Kran, im Baugerüst oder an den Bauzäunen hinter der Bühne befestigt werden. Die Bühne muss richtig positioniert, die Dekoration aufgebaut, das Catering vorbereitet und die Technik getestet sein. Während des Events behalten Sie das Timing im Blick, begleiten den Fotografen und überwachen das Catering. Nach dem Event koordinieren Sie den Abbau und verschicken in den Tagen danach Danke-Mails, bearbeiten Fotos und senden eine Pressemitteilung.
Was kann schiefgehen?
Das häufigste Problem ist das Wetter – Regen, Sturm oder Kälte. Ein Zelt oder Schirme sind die beste Versicherung. Bauverzögerungen sind ebenfalls typisch. Wählen Sie einen flexiblen Termin. Technik versagt öfter, als man denkt – haben Sie ein Backup dabei. Lieferanten könnten den Eingang nicht finden – geben Sie rechtzeitig detaillierte Anfahrtsbeschreibungen an die Dienstleister und Gäste aus. Gäste verlaufen sich auf großen Baustellen – ein Wegeleitsystem hilft.
Was kostet ein Richtfest?
Für 100 Personen rechnen Sie mit etwa 15.000 Euro: Catering, Getränke, Dekoration, Technik, Zelt, Fotograf, Moderator, Sicherheit und Gastgeschenke. Dazu kommt Ihre Arbeitszeit – 40 bis 60 Stunden Vorbereitung, wenn Sie es allein organisieren.
Wann macht eine Agentur Sinn?
Eine Eventagentur bringt Erfahrung aus Dutzenden Events mit, hat bestehende Kontakte zu Dienstleistern in Berlin und übernimmt das komplette Management. Statt 60 Stunden investieren Sie nur zehn Stunden in Abstimmungen. Sie erhalten von der Agentur einen Event-Aufbauplan und Ablaufpläne für Aufbau, Eventdurchführung und Rückbau. Eine Agentur sollten Sie in Betracht ziehen, wenn Sie noch nie ein Richtfest organisiert haben, die Gästezahl über 80 liegt, das Projekt mediale Aufmerksamkeit bekommen soll, wichtige Stakeholder dabei sind, die Baustelle logistisch kompliziert ist oder Sie keine Zeit für umfangreiche Vorbereitung haben.
Fazit
Ein Richtfest zu organisieren, ist machbar – aber es erfordert deutlich mehr Koordination, als die meisten am Anfang erwarten. Die rechtlichen Fragen rund um Versicherung und Sicherheit, die Abstimmung mit verschiedenen Dienstleistern und das Timing am Event-Tag selbst sind die größten Herausforderungen. Erfahrung hilft enorm, besonders wenn es um unvorhergesehene Situationen geht.
Haben Sie Fragen zu Ihrem Richtfest?
Als Eventagentur mit Fokus auf Nachhaltigkeit haben wir in den letzten Jahren zahlreiche Grundsteinlegungen, Richtfeste und Eröffnungen in Berlin begleitet. Falls Sie Fragen zur Planung haben oder Unterstützung bei einzelnen Aspekten brauchen – von der Gesamtkoordination bis zu einzelnen Leistungen – sprechen Sie uns gerne an.
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